Rechnungswesen

Ich gebe meinem Kassierer den Zahlungsbeleg (Quittung, Rechnung, Zahlungshinweis, Überweisungsnachweis auch von Paypal) und dann bekomm ich meine Knete. Sollte auch kein Thema sein, wenn eine Privatperson etwas für den Verein kauft und weil beim Verkäufer bekannt seine Adresse drauf steht.

Da kommt ein Vermerk auf die Rechnung / Quittung wofür (wenn es nicht eh drauf steht) und dann sollte alles nachvollziehbar sein.

Inzwischen lasse ich den Vereinsnamen mit auf den Beleg schreiben wenn es machbar ist.

Wenn wer gegen Bargeld Büroartikel beim Aldi kauft steht auch kein Verein oder Name drauf auf der Quittung....wo ist das Problem...?? Geld gegen Ware plus Zahlungsnachweis......

Wenn mein Kassier das mit mir machen würde, könnte er zukünftig selbst seinen Krempel einkaufen. Einfach bei der Zahlung an den Kollegen vermerken etc.

Zitat von HUNTER-LuPi

Wenn mein Kassier das mit mir machen würde, könnte er zukünftig selbst seinen Krempel einkaufen. Einfach bei der Zahlung an den Kollegen vermerken etc.

Hier handelt ja keiner aus Bosheit, sondern nur aus Vorsicht.

Bei uns im Verein läuft es wie von Matze geschildert.

Wichtig ist meines Wissens nur, dass für jeden Geldausgang ein Beleg vorhanden ist.

Im Notfall kannst du die ja sogar selbst erzeugen (sollte aber wirklich nur der Notfall sein). Mit einer offiziellen Rechnung sehe ich keine Probleme.

Ist das jetzt eine Prinzipsache?

Oder buchhaltungstechnisch ein Abbildungsproblem?

Da will man für die Gemeinschaft was Gutes tun und das Engagement wird einem dann (nicht zwingend böswillig) auf diese Art und Weise gedankt.

Fragen:

Warum habt ihr keine Arbeitsanweisung für sowas? Warum bestellt der Sportleiter über seine private Lieferadresse und PayPal-Konto, wenn (zumindest dir) bekannt ist, daß bei "Rechnungsadresse" der Verein stehen muss? Redet ihr nicht miteinander? Warum habt ihr kein PayPal Konto? Bestellt ihr zum ersten Mal irgendwo?

Mögliche Lösung:

Mit dem Rechnungssteller telefonieren, damit die gestellte Rechnung entsprechend euren Vorgaben abgeändert wird. Eventuell mit einem Kommentar darunter, daß der Betrag bereits von Mitglied SpL bezahlt wurde. Dann hat der Kassenwart schwarz auf weiß, warum er eine Barauszahlung an Mitglied SpL machen muss/darf.

Wo ein Wille ist, findet man auch einen Weg.

Eine auf den Verein ausgestellte/adressierte Rechnung ist nur erforderlich, wenn Vorsteuerabzug geltend gemacht werden soll. Auch in Unternehmen ist es nicht unüblich, dass Mitarbeiter Rechnungen von ihrem privaten Geld bezahlen, die an das Unternehmen adressiert sind. Bei Reisekostenerstattungen ein sehr übliches Verfahren. Sich auf den Standpunkt zu stellen, man könne keine vom Sportleiter verauslagte auf den Verein ausgestellte Rechnung erstatten, weil auf dieser Rechnung ja der Vereins als Empfänger benannt ist und sich darauf ein Vermerk mit dem Hinweis "Bereits bezahlt"befindet, ist abwegig. Auf die Idee käme nicht mal der Betriebsprüfer vom FA.

Eine genaue Vorgabe, wie Auslagen zu erstatten sind, in die Satzung aufzunehmen ist wohl nicht zu empfehlen. Das gehört da nicht rein, wenn man sich als Verein nicht selbst lähmen will. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen in diesem Zusammenhang zu jeder Buchung einen Beleg. Dazu braucht es aber keine Satzungsklausel. Zu regeln wäre eher in z.B. einer Geschäftsordnung, wer im Verein befugt ist, Ausgaben bis zu welcher Höhe zu veranlassen. Im Zweifel kann nach meinem Verständnis eine nicht autorisierte Verauslagung auch nachträglich durch Genehmigungsbeschluss des Vorstands geheilt werden.

Zu empfehlen ist auch grds. ein schriftlicher Antrag auf Erstattung von Auslagen. Das ist zwar nicht zwingend, macht dem Kassierer aber das Leben leichter. Ansonsten kann der Kassierer zu dem eingereichten Beleg auch einen ergänzenden Eigenbeleg anfertigen, in dem notiert wird, das es sich bei der Auszahlung um die Erstattung einer Auslage an Herrn XYZ handelt.

Wo genau liegt denn jetzt das Problem, bzw. was ist die Frage...?

Zitat von Bayernsoccer89

Aus meiner Sicht kann ich nur anhand dieser Rechnung keine Auszahlung vornehmen da sie, laut Rechnungsadresse, schon im Namen des Vereins bezahlt wurde/ist.

Sicher. Aber was spricht dagegen einen Beleg zu erstellen und die Auslagen zu ersetzen? Und beim nächsten Mal gibt man vielleicht bei der Bestellung gleich die Rechnungsadresse an und der Kassier überweist den Rechnungsbetrag. Dann kann man ggf. auch die Vorsteuer geltend machen.

Zitat von Geronimo

Dann kann man ggf. auch die Vorsteuer geltend machen.

Doch nur dann, wenn man selber mehrwertsteuerflichtig ist?

Lass dir die Rechnung geben und einen Auszahlungsbeleg (Quittung) unterschreiben und Zahl ihm die Kohle aus ...... und alles ist ok.....wenn er den Kauf im Namen des Vereinstätigen dürfte und sollte.

Für die Zukunft würde ich das in einer Geschäfts- und einer Finanzordnung regeln, dann müsst ihr nicht bei jeder Änderung Kohle ans Amtsgericht abdrücken wie bei ner Satzungsänderung.

Zitat von Califax

Doch nur dann, wenn man selber mehrwertsteuerflichtig ist?

Natürlich. Und das sind gar nicht mal so wenige Sportvereine zumindest in gewissen Teilbereichen.

Hallo Byernsoccer89,

als Kassenwart gehörst Du zum Vereinsvorstand. Bei den Beratungen und Beschlüssen zur Anschaffung eines Sportgerätes bist du wahrscheinlich ausgeschlossen/nicht informiert worden.

Einfach und effizient – vor allem organisatorisch und juristisch ideal ist es wenn allein nur der sachkundige Kassenwart/Schatzmeiter o.ä. die Vereins-Finanzen regelt.

Warum der Sportleiter Wichtig sein Privatvermögen belastet, sollte aus Vereinssicht hinterfragt werden. Besteht vllt im Verein die Meinung, dass der aktuelle Kassenwart zu jung, pedantisch o.ä. ist?; gibt es keinerlei Regeln für Bestellungen, Zuständigkeiten …? Ist ggf. nicht klar, welche Aufgaben der Kassenwart im Verein hat?

Da alle Geschäftsvorfälle des Vereins in der Buchhaltung nachgewiesen werden müssen, ergeben sich folgende Buchungen:

1. Mit Zusendung und Annahme des bestellten und privat bezahlten Sportgerätes (Beleg Lieferschein/Rechnung):

Per Anlagevermögen Sportgeräte an Verbindlichkeiten gegenüber Vereinsmitgliedern

1. Der Sportleiter stellt schriftlich die Anforderung auf Erstattung der Auslagen. Er bezieht sich dabei auf das Beschlussprotokoll zur Anschaffung der Vereinsausstattung (Beleg, liegt das Beschlussprotokoll dem Kassierer bereits vor, kann auf der Rechnung vom Kassierer diese Information ergänzt werden):

Per Verbindlichkeiten gegenüber Vereinsmitgliedern an Bank

Zitat von Wilhelm

Warum der Sportleiter Wichtig sein Privatvermögen belastet, sollte aus Vereinssicht hinterfragt werden.

Weil der Sportleiter sich eben nicht wichtig nimmt, es bis jetzt anscheinend nie Probleme damit gab und der Verein ihm das Wert ist. Diese Flexibilität ist besser für den Verein als stures hier sogar unnötiges Bürokratiedenken.

Zitat von scherge

Weil der Sportleiter sich eben nicht wichtig nimmt, es bis jetzt anscheinend nie Probleme damit gab und der Verein ihm das Wert ist. Diese Flexibilität ist besser für den Verein als stures hier sogar unnötiges Bürokratiedenken.

Vielleicht kann Bayernsoccer noch etwas zur Entwicklung und den Einzelumständen bzw. Deinen Annahmen mitteilen.

Nicht umsonst geben alle Satzungen Zuständigkeiten vor. Sportleiter Wichtig ist danach ausschließlich für den Sport und der Kassenwart für die Abwicklung der Geschäftsvorfälle und deren saubere Dokumentation zuständig. Das hat nichts mit überbordender Bürokratie zu tun, sichert nur die Abläufe in einer Organisation mit klaren Zuständigkeiten und vermeidet bei externen Prüfungen unnötige Nachfragen.

Zitat von Karl

Wilhelm ,

wie Du im ersten Beitrag lesen kannst hat der TE eine banale Situation, eine anscheinend zurecht vorgenommenen Bestellung, falsch eingeordnet, sie wie man hier sagen würde das ganze aus der Sicht der sprichwörtlichen Beamten betrachtet.

Vielleicht,

vielleicht auch nur Unsicherheit des jungen Kassenwartes,

vielleicht hat er schon negative Erfahrungen gemacht,

vielleicht ist er als verantwortliches Vorstandsmitglied für die Finanzen nicht in die laufenden Prozesse und Beschlüsse involviert.

Hier wird wieder das Beamtentum stigmatisiert - das ist hier auch nicht das Thema.

Zitat von scherge

Diese Flexibilität ist besser für den Verein als stures hier sogar unnötiges Bürokratiedenken.

Zitat von Wilhelm

Vielleicht kann Bayernsoccer noch etwas zur Entwicklung und den Einzelumständen bzw. Deinen Annahmen mitteilen.

Das sind keine Annahmen, das sind Erkenntnisse aus der Praxis in mehreren Vereinen und im Kreisverband. In der Privatwirtschaft ist es im beruflichen auch Gang und Gebe gewesen. Abrechnung gegen Rechnung auch auf eigenen Namen und in Ausnahmen auch ohne Nennung der Firma.